Assistente Administrativo/Comercial (PT)

A InnovXcellence atua na construção e reabilitação de edifícios, com projetos para particulares, condomínios e empresas. Procuramos um(a) Assistente Administrativo(a) e Comercial em regime de part-time para apoiar a equipa na organização interna, no acompanhamento dos projetos em curso e na relação com os clientes, desde o primeiro contacto até à conclusão da obra. Principais responsabilidades Apoio administrativo • Organizar e arquivar documentação da empresa e dos projetos (propostas, contratos, autos de medição, faturas, comunicações). • Preparar documentos, ofícios e emails de acordo com as orientações da direção. • Gerir a agenda da equipa: reuniões, visitas técnicas e prazos. • Manter atualizados os registos e bases de dados internas. • Dar apoio à faturação e ao controlo de pagamentos e recebimentos. Gestão de encomendas • Pedir cotações a fornecedores e comparar propostas. • Registar, enviar e acompanhar encomendas de materiais e serviços. • Confirmar prazos de entrega e articulá-los com o planeamento das obras. • Conferir guias de remessa e faturas de fornecedores face ao encomendado. Acompanhamento de projetos • Acompanhar o estado de cada obra junto da equipa técnica e manter o registo de progresso atualizado. • Controlar prazos, marcos e pendentes de cada projeto. • Comunicar ao cliente o ponto de situação, as alterações e os próximos passos. • Registar pedidos de alteração, trabalhos adicionais e ocorrências, e encaminhá-los aos responsáveis. Acompanhamento comercial • Apoiar a preparação e o envio de propostas e orçamentos. • Fazer o seguimento das propostas enviadas até à decisão do cliente. • Apoiar a relação com parceiros, como administradores de condomínios e outros referenciadores. • Contribuir para relatórios simples de atividade comercial (propostas enviadas, adjudicadas e perdidas). Gestão de leads • Receber e registar novos pedidos de contacto e orçamento (site, email, telefone, redes sociais e parceiros). • Fazer a primeira qualificação do pedido: tipo de obra, localização, urgência e documentação disponível. • Agendar visitas técnicas e reuniões comerciais. • Manter o CRM atualizado e garantir que nenhum contacto fica sem resposta. Aconselhamento e acompanhamento telefónico de clientes • Atender e fazer chamadas a clientes atuais e potenciais. • Esclarecer dúvidas sobre serviços, processo de orçamentação, prazos e próximos passos. • Aconselhar o cliente na fase inicial do pedido, encaminhando as questões técnicas para a equipa adequada. • Fazer contactos de seguimento após visitas, propostas e conclusão de obras, incluindo satisfação e pós-venda. • Registar e encaminhar reclamações, assegurando uma resposta em tempo útil. Perfil pretendido • Experiência em funções administrativas e/ou comerciais. A experiência no setor da construção ou imobiliário é valorizada. • Boa comunicação oral e escrita, sobretudo ao telefone. • Capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe. • À-vontade com email, Excel/Google Sheets e ferramentas de CRM. • Orientação para o cliente e para a resolução de problemas.